Бриф на персонал
для мероприятия

Чтобы получить сопоставимые предложения на персонал, отправьте подрядчикам один бриф: дата и адрес, задачи по каждой позиции, количество людей, часы работы, требования к форме и порядок координации. Чем точнее исходные данные, тем меньше доплат и уточнений перед мероприятием.
Ниже — инструкция для ивент-агентств, организаторов конференций и команд брендов. В конце есть шаблон заявки, который можно скопировать.

Почему запроса «нужно 10 человек на вечер» недостаточно

За одинаковым количеством людей могут стоять разные задачи: регистрация гостей, навигация, выдача подарков, работа на стенде или разгрузка оборудования. Для них нужны разные навыки, подготовка и условия. Если указать только число людей и дату, подрядчики рассчитают разные объёмы услуг. Сравнивать итоговые суммы будет некорректно.

1. Дата, площадка и четыре времени

Укажите город, адрес и конкретную точку сбора. Отдельно запишите время прибытия, инструктажа, начала работы с гостями и окончания смены. Если нужна репетиция накануне, добавьте её отдельной строкой.
Например: сбор в 16:00, инструктаж в 16:15, открытие входа в 17:00, окончание в 22:00. Это условный пример тайминга, а не универсальный норматив. Заранее согласуйте, какие часы входят в расчёт, как оплачивается продление и кто вправе его подтвердить.

2. Состав команды по функциям

Описывайте не только название позиции, но и результат, который нужен на площадке:

• Хостес: сверка гостей со списками, выдача бейджей, направление в нужный зал.
• Промоперсонал: объяснение механики активности, приглашение к стенду, выдача материалов.
• Хелперы: подготовка зоны, перенос реквизита, помощь организатору в согласованных задачах.
• Гардеробщики: приём и выдача вещей, работа с номерками.
• Клинеры: уборка после монтажа или поддержание чистоты во время события — это разные объёмы услуг.

Для каждой позиции укажите количество людей, зону и часы. Не объединяйте регистрацию и работу на удалённой точке в одну роль, если эти задачи выполняются одновременно.

3. Поток гостей и нагрузка

Одного общего числа гостей недостаточно. Важно, придут ли они постепенно или почти одновременно. Для входной группы сообщите продолжительность регистрации, число входов, порядок проверки приглашений и особенности допуска.
Если количество персонала пока неизвестно, попросите подрядчика предложить состав и объяснить расчёт. Решение должно опираться на задачи и ожидаемый поток, а не только на вместимость площадки.

4. Форма, навыки и материалы

Приложите референс формы и уточните, кто её предоставляет. Укажите необходимый язык общения, опыт работы с регистрацией или продуктом, требования площадки к обуви и внешнему виду. Если используются планшеты, сканеры или рации, определите, кто выдаёт оборудование и обучает работе с ним.
Для промоактивности приложите короткое описание продукта, сценарий общения и ответы на частые вопросы. Нельзя ожидать уверенной презентации сложного продукта, если команда впервые увидит материалы при открытии стенда.

5. Координация и изменения

Назначьте одного ответственного от организатора и согласуйте контакт со стороны подрядчика. Зафиксируйте, кто распределяет людей по зонам, подтверждает прибытие, согласовывает перерывы и принимает изменения задач.
Отдельно обсудите действия при опоздании или невыходе: кому сообщают, какой резерв предусмотрен и какие сроки замены реально возможны для этой площадки. Условия должны быть согласованы до мероприятия.

6. Что должно быть в расчёте

Попросите указать количество людей, длительность и стоимость по каждой позиции. Проверьте, включены ли координация, инструктаж, репетиция, форма, оборудование, транспорт после позднего окончания и налоги. Питание и перерывы также лучше согласовать заранее.
Для тендера рассылайте одинаковую версию брифа. Если вводные изменились, направьте обновление всем участникам расчёта. Так предложения останутся сопоставимыми.

Шаблон заявки на персонал

Мероприятие и формат:
Дата и город:
Площадка, адрес, точка сбора:
Количество гостей и время основного потока:
Позиции, количество людей и задачи:
Прибытие / инструктаж / начало / окончание:
Репетиция, если нужна:
Форма и кто её предоставляет:
Навыки и языки:
Оборудование и материалы:
Координация и ответственный на площадке:
Питание, перерывы, транспорт:
Порядок замены и продления:
Бюджетный ориентир и срок получения предложения:

Частые вопросы


Можно ли получить расчёт без окончательного сценария?

Да, запросите предварительный вариант на основе известных данных. Попросите перечислить допущения: состав команды, часы, задачи и дополнительные расходы. После уточнения сценария расчёт потребуется проверить.

Нужен ли координатор, если у агентства есть свой продюсер?

Это зависит от распределения ответственности. Если продюсер занят программой и подрядчиками, отдельный человек для управления персоналом может снять часть нагрузки. В брифе нужно определить, кто непосредственно руководит командой на площадке.

Как сравнить два предложения с разной ценой?

Сначала сравните состав и часы, затем включённые услуги и условия изменений. Уточните, одинаково ли учтены подготовка, координация и логистика. Более низкая общая сумма сама по себе не объясняет разницу в предложениях.

Отправьте задачу на расчёт

EVENT AGENCY предоставляет персонал для мероприятий. Пришлите дату, площадку, тайминг и список задач, чтобы обсудить состав команды и получить расчёт под ваш проект.
Посмотреть услуги и отправить заявку в EVENT AGENCY